סך כל הבקשות
0
0 החודש
ממתינות לאישור
0
0 החודש
טפל עכשיו
בקשות מאושרות
0
0 החודש
סך בקשות מאושרות (₪)
₪0
₪0 החודש
מגמת בקשות
6 החודשים האחרונים
הוגשו
אושרו
בריאות תקציב רכש
הקשר עבודה לפי ארגון
במסך ההגדרות עובדים מול ארגון אחד בכל פעם. יצירת מוסדות, חוקים, ספקים ומשתמשים חדשים תשתמש בארגון הנבחר.
הגדרות פיננסיות וזיהוי
משמש בחישוב סכום כולל בבקשה חדשה
לדוגמה: "PR-" או "בקשה-"
משמש במחשבון עלות מעסיק בטופס ההוצאה
שינוי חל על חישובים חדשים בלבד, הוצאות קיימות שומרות את השיעור שבו חושבו
סף הצעות מחיר
מעל הסכום שתגדיר — הגשת בקשה תידרש לצרף את מספר ההצעות שצוין. ניתן להוסיף כמה שכבות סף (למשל: מעל 10,000 ₪ — 3 הצעות; מעל 50,000 ₪ — 6 הצעות).
| סכום מעל (₪) | מספר הצעות נדרשות |
|---|
השמירה מתבצעת באמצעות הכפתור "שמור הגדרות" למעלה. ההגדרה תחול על בקשות חדשות בלבד; בקשות קיימות לא ייפגעו.
ניהול מיילים
עריכת נמענים לפי סניף/מוסד. ניתן להדביק כמה מיילים (שורה לכל מייל).
טוען הגדרות...
ברירת המחדל היא 999999 (לכל המוסדות).
נמענים לבקשה חדשה
משתמשים בשדה זה בעת יצירת בקשה חדשה.
כתובת הנהלת חשבונות
הכתובת הראשונה ממולאת מראש בשליחת חשבונית או דו״ח הוצאות להנהלת חשבונות. אפשר לשנות אותה לפני השליחה.
הנהלת החשבונות עובדת במערכת
האם מנהלת החשבונות של המוסד נכנסת למערכת ומטפלת בהוצאות במסך שלה, או מקבלת אותן רק במייל.
עותקים למייל אישור בקשה
עותקים נוספים למייל אישור בקשה.
עותקים לדו״ח הוצאות
נשלח יחד עם דו״ח הוצאות להנהלת חשבונות.
עותקים למייל תשובה להבהרה
מקבלים מייל כשמגיש משיב להבהרה. המייל נשלח גם למאשר שמטפל בבקשה.
עותקים למייל הערות/תגובות
מקבלים מייל על כל הערה בבקשה, חוץ מהערה פנימית. הערה של מאשר או מנהל נשלחת גם למגיש, והערה של המגיש נשלחת גם למאשר שמטפל בבקשה.
תקציב רכש
תקרה שנתית לפי מוסד וקטגוריה. נבדקת ברגע שמאשרים בקשת רכש. אינה מושפעת מהוצאות של פעילויות.
הצג אזהרה מעל אחוז זה
חסום בקשות מעל אחוז זה
/
ההקצאות עצמן נמצאות במסך "תקציב רכש" בתפריט הראשי — שם מגדירים תקרה לכל מוסד וקטגוריה, ושם רואים כמה נוצל.
תקציב פעילויות
תקציב לכל פעילות, עם סעיפים וצוות אחראי. נבדק ברגע שרושמים הוצאה. אינו מושפע מתקציב הרכש.
הזנת הוצאה
הוצאה ששולמה מהכיס
אפס פירושו ללא הגבלה. הוצאה שסומנה כשולמה מהכיס ועוברת את הסכום תיחסם, עם הצעה לרשום אותה כממתינה לתשלום לספק.
מוצג בטופס ברגע שנבחר "שולם מהכיס, להחזר". שדה ריק פירושו שלא יוצג דבר.
חובת מסמך בהוצאה כזו מוגדרת בלשונית "מסמכים".
אחרי שליחה להנהלת חשבונות
מוצג לרכזת מיד אחרי שליחה מוצלחת. שדה ריק פירושו שלא תוצג תזכורת כלל.
חיבור בין תקציב הרכש לתקציב הפעילויות
השינוי נשמר מיידית, בלי כפתור שמירה. ברירת המחדל היא כבוי: תקציב הרכש ותקציב הפעילויות מנוהלים בנפרד לחלוטין.
שים לב לפני שאתה מפעיל: כשהחיבור דלוק, בקשת רכש שמשויכת לפעילות נספרת פעמיים: פעם בתקציב הרכש ופעם בתקציב הפעילות. זה בכוונה, כדי שכל מסך יראה את כל מה שנוגע לו. לכן אם מחברים את הסכומים של שני המסכים, מקבלים יותר מהכסף שבאמת יצא. למשל, בקשה של 5,000 שקל שמשויכת לפעילות תופיע גם כאן וגם שם, ובחיבור ייראו 10,000 במקום 5,000.
משתמשים
קטגוריות
סוגי פעילות
סוגי הפעילות שמופיעים בטופס פעילות ובסינון/ריכוז לפי סוג. אין ערכי ברירת מחדל — מה שתגדיר כאן הוא הרשימה.
השינוי נשמר מיידית, בלי כפתור שמירה. כשהתיבה מסומנת, אי אפשר לפתוח, לערוך, לשכפל או לייבא פעילות בלי סוג. כשהיא ריקה, הסוג רשות, ופעילות בלי סוג מופיעה בסינון ובריכוז תחת "ללא סוג".
כללי מסמכים
מה חובה לצרף כשמזינים הוצאה, ובאילו סיבות הנהלת החשבונות יכולה לדחות מסמך.
חובת מסמך בהזנת הוצאה
כל מסמך מספיק: דרישת תשלום, חשבונית או קבלה, מכל סוג או בלי סוג. לשימוש כשאי אפשר לדעת מראש איזה מסמך יגיע. סימון סוג מסמך כ"חובה" דורש דווקא אותו. לא חל על הוצאה שסומנה כהתחייבות. שורות שנשמרו בלי מסמך לפני שהמתג הודלק נשארות ניתנות לעריכה.
הכסף כבר יצא והמסמך נמצא ביד באותו רגע, ולכן זו הנקודה היחידה שאפשר לדרוש אותו בלי לעכב איש. לא חל על ארגון שלא סימן אף סוג מסמך כמסמך לספרים.
דחיית מסמך
הנהלת החשבונות בוחרת מהרשימה הזו כשהיא דוחה מסמך, ויכולה להוסיף הערה חופשית. שדה ריק פירושו שאי אפשר לדחות מסמכים כלל.
סוגי מסמכים
סוגי המסמכים שמופיעים בטופס ההוצאה, למשל חשבונית או אישור ניהול ספרים. לכל סוג שתי רמות:
חובה חוסם את שמירת ההוצאה כשהמסמך לא צורף, ונספר בדוח "מסמכים חסרים" בהנהלת חשבונות.
רשות רק פותח מקום להעלאה, בלי לחסום ובלי להיספר. סוג מושבת אינו מופיע בשום מקום, והמסמכים
שכבר הועלו עבורו נשמרים.
כשכל מסמך מספיק ואי אפשר לדעת מראש איזה יגיע (דרישת תשלום או קבלה), אל תסמן את שניהם כחובה,
כי אז שניהם יידרשו. השאר אותם ברשות, והדלק למעלה, ב"כללי מסמכים", את "חובה לצרף לפחות מסמך אחד".
תזכורות על מסמכים חסרים
הנהלת החשבונות מסמנת במסך שלה שורות שחסר בהן מסמך ולוחצת "שלח תזכורת". מי שהזינה את ההוצאה מקבלת
הודעה אחת עם כל השורות שלה. הנוסח, הערוץ וחלון ההמתנה נקבעים כאן. כבוי פירושו שהכפתור אינו מוצג כלל.
שורה שקיבלה תזכורת בתוך החלון מדולגת. אפס מבטל את ההמתנה.
רלוונטי רק כשהערוץ כולל מייל.
משתנים: {שם} שם המזינה, {מספר} מספר השורות.
משתנים: {פעילות}, {תיאור}, {סכום}, {מסמכים חסרים}.
ספקים
ניתן לחפש לפי: שם ספק, מספר ספק, ח.פ, ע.מ, טלפון או אימייל
טיפ: ניתן להעלות קובץ Excel/CSV עם עמודות:
| שם ספק | מספר ספק | ח.פ/ע.מ | איש קשר | טלפון | אימייל | אישור ניהול ספרים |
| חברה בע"מ | 50001 | 514123456 | יוסי כהן | 050-1234567 | yosi@company.com | כן |
העמודה "אישור ניהול ספרים": כן/yes/1 = יש אישור • ריק/לא/0 =
אין אישור
מחשבשבת: אפשר להעלות את "אינדקס חשבונות" כמו שהוא יוצא, ו"מפתח חשבון" נקלט כמספר הספק. ספק שכבר קיים מקבל את המספר ולא נוצר פעמיים, ולפני השמירה מוצג סיכום לאישור.
חיפוש מתקדם: תוכל לחפש לפי מספר ספק, ח.פ/ע.מ (למשל: 514123456) או שם ספק
מחשבשבת: אפשר להעלות את "אינדקס חשבונות" כמו שהוא יוצא, ו"מפתח חשבון" נקלט כמספר הספק. ספק שכבר קיים מקבל את המספר ולא נוצר פעמיים, ולפני השמירה מוצג סיכום לאישור.
חיפוש מתקדם: תוכל לחפש לפי מספר ספק, ח.פ/ע.מ (למשל: 514123456) או שם ספק
מסמכים נדרשים מספק
המסמכים שמבקשים מכל ספק. מה שחסר מוצג ליד הספק, בכפתור "מסמכים".
ארגונים
ניהול ארגונים במערכת. כל ארגון מכיל מוסדות, משתמשים ונתוני רכש משלו.
מדיניות אבטחה
חלה על כל המשתמשים בארגון בכניסה הבאה שלהם. כללי הסיסמה והקוד אינם חלים על מנהל הפלטפורמה. משתמש שחבר בכמה ארגונים כפוף למחמירה מביניהן.
סיסמה שאינה עומדת בכללים תידחה ביצירת משתמש, ובכניסה הבאה תחייב החלפה. כך גם סיסמה שהגיע מועד החלפתה.
בכל כניסה יישלח קוד בן 6 ספרות לכתובת המייל של המשתמש, והכניסה תושלם רק אחרי הקלדתו.
יש לבחור לפחות תפקיד אחד, או לכבות את האימות הדו-שלבי.
כדקה לפני הניתוק תוצג למשתמש התראה עם אפשרות להישאר מחובר.
המערכת מסופקת עם הגדרות ברירת מחדל. באחריות הארגון לבחון אותן ולהתאים אותן למדיניות שלו.
נמעני חשבוניות
השמות ומספרי הח.פ שעל שמם הארגון מקבל חשבוניות. כשחשבונית נקראת אוטומטית, המערכת משווה את הנמען שמודפס עליה לרשימה ומזהירה אם הוא לא בה.
הח.פ מכריע, והשם נבדק רק כשאין ח.פ להשוואה. האזהרה אינה חוסמת שמירה או שליחה. רשימה ריקה פירושה שאין בדיקה.
ח.פ אחד בכל שורה, תשע ספרות. מקפים ורווחים מותרים.
שם אחד בכל שורה. אפשר לרשום כמה צורות של אותו שם, למשל "בית ספר רימונים" וגם "ביה"ס רימונים".
מוסדות
חוקי אישור / סבבים
כשמוגשת בקשה חדשה, המערכת סורקת את החוקים לפי סדר עדיפות ומשתמשת במאשרים של החוק הראשון שמתאים (סכום, קטגוריה, מוסד). אם אף חוק לא מתאים — נשלחת התראה לכל המאשרים בארגון.
בדיקת חוקים
הכנס פרמטרים של בקשה דמה ובדוק איזה חוק יחול עליה — ומי המאשרים שייקבלו התראה.
פרטי פעילות
משתמשים מורשים
סה"כ ארגונים
—
ארגונים פעילים
—
ארגונים לא פעילים
—
טוען ארגונים...
הנהלת חשבונות
כל החשבוניות והתשלומים מכל הפעילויות במקום אחד
טוען...
