סך כל הבקשות
0
0 החודש
ממתינות לאישור
0
0 החודש
טפל עכשיו
בקשות מאושרות
0
0 החודש
סך בקשות מאושרות (₪)
₪0
₪0 החודש
מגמת בקשות
6 החודשים האחרונים
הוגשו
אושרו
בריאות תקציב רכש
הקשר עבודה לפי ארגון
במסך ההגדרות עובדים מול ארגון אחד בכל פעם. יצירת מוסדות, חוקים, ספקים ומשתמשים חדשים תשתמש בארגון הנבחר.
הגדרות פיננסיות וזיהוי
משמש בחישוב סכום כולל בבקשה חדשה
לדוגמה: "PR-" או "בקשה-"
משמש במחשבון עלות מעסיק בטופס ההוצאה
שינוי חל על חישובים חדשים בלבד, הוצאות קיימות שומרות את השיעור שבו חושבו
סף הצעות מחיר
מעל הסכום שתגדיר — הגשת בקשה תידרש לצרף את מספר ההצעות שצוין. ניתן להוסיף כמה שכבות סף (למשל: מעל 10,000 ₪ — 3 הצעות; מעל 50,000 ₪ — 6 הצעות).
| סכום מעל (₪) | מספר הצעות נדרשות |
|---|
השמירה מתבצעת באמצעות הכפתור "שמור הגדרות" למעלה. ההגדרה תחול על בקשות חדשות בלבד; בקשות קיימות לא ייפגעו.
ניהול מיילים
עריכת נמענים לפי סניף/מוסד. ניתן להדביק כמה מיילים (שורה לכל מייל).
טוען הגדרות...
ברירת המחדל היא 999999 (לכל המוסדות).
נמענים לבקשה חדשה
משתמשים בשדה זה בעת יצירת בקשה חדשה.
עותקים למייל אישור בקשה
עותקים נוספים למייל אישור בקשה.
עותקים לדו״ח הוצאות
נשלח יחד עם דו״ח הוצאות להנהלת חשבונות.
עותקים למייל תשובה להבהרה
עותקים למייל שנשלח כשמגיש משיב להבהרה.
עותקים למייל הערות/תגובות
עותקים למיילים על הערות ותגובות בבקשה.
תקציב רכש
תקרה שנתית לפי מוסד וקטגוריה. נבדקת ברגע שמאשרים בקשת רכש. אינה מושפעת מהוצאות של פעילויות.
הצג אזהרה מעל אחוז זה
חסום בקשות מעל אחוז זה
/
ההקצאות עצמן נמצאות במסך "תקציב רכש" בתפריט הראשי — שם מגדירים תקרה לכל מוסד וקטגוריה, ושם רואים כמה נוצל.
תקציב פעילויות
תקציב לכל פעילות, עם סעיפים וצוות אחראי. נבדק ברגע שרושמים הוצאה. אינו מושפע מתקציב הרכש.
הזנת הוצאה
הוצאה ששולמה מהכיס
אפס פירושו ללא הגבלה. הוצאה שסומנה כשולמה מהכיס ועוברת את הסכום תיחסם, עם הצעה לרשום אותה כממתינה לתשלום לספק.
מוצג בטופס ברגע שנבחר "שולם מהכיס, להחזר". שדה ריק פירושו שלא יוצג דבר.
חובת מסמך בהוצאה כזו מוגדרת בלשונית "מסמכים".
אחרי שליחה להנהלת חשבונות
מוצג לרכזת מיד אחרי שליחה מוצלחת. שדה ריק פירושו שלא תוצג תזכורת כלל.
משתמשים
קטגוריות
סוגי פעילות
סוגי הפעילות שמופיעים בטופס פעילות ובסינון/ריכוז לפי סוג. אין ערכי ברירת מחדל — מה שתגדיר כאן הוא הרשימה.
כללי מסמכים
מה חובה לצרף כשמזינים הוצאה, ובאילו סיבות הנהלת החשבונות יכולה לדחות מסמך.
חובת מסמך בהזנת הוצאה
כל מסמך מספיק: דרישת תשלום, חשבונית או קבלה, מכל סוג או בלי סוג. לשימוש כשאי אפשר לדעת מראש איזה מסמך יגיע. סימון סוג מסמך כ"חובה" דורש דווקא אותו. לא חל על הוצאה שסומנה כהתחייבות. שורות שנשמרו בלי מסמך לפני שהמתג הודלק נשארות ניתנות לעריכה.
הכסף כבר יצא והמסמך נמצא ביד באותו רגע, ולכן זו הנקודה היחידה שאפשר לדרוש אותו בלי לעכב איש. לא חל על ארגון שלא סימן אף סוג מסמך כמסמך לספרים.
דחיית מסמך
הנהלת החשבונות בוחרת מהרשימה הזו כשהיא דוחה מסמך, ויכולה להוסיף הערה חופשית. שדה ריק פירושו שאי אפשר לדחות מסמכים כלל.
סוגי מסמכים
סוגי המסמכים שמופיעים בטופס ההוצאה, למשל חשבונית או אישור ניהול ספרים. לכל סוג שתי רמות:
חובה חוסם את שמירת ההוצאה כשהמסמך לא צורף, ונספר בדוח "מסמכים חסרים" בהנהלת חשבונות.
רשות רק פותח מקום להעלאה, בלי לחסום ובלי להיספר. סוג מושבת אינו מופיע בשום מקום, והמסמכים
שכבר הועלו עבורו נשמרים.
כשכל מסמך מספיק ואי אפשר לדעת מראש איזה יגיע (דרישת תשלום או קבלה), אל תסמן את שניהם כחובה,
כי אז שניהם יידרשו. השאר אותם ברשות, והדלק למעלה, ב"כללי מסמכים", את "חובה לצרף לפחות מסמך אחד".
תזכורות על מסמכים חסרים
הנהלת החשבונות מסמנת במסך שלה שורות שחסר בהן מסמך ולוחצת "שלח תזכורת". מי שהזינה את ההוצאה מקבלת
הודעה אחת עם כל השורות שלה. הנוסח, הערוץ וחלון ההמתנה נקבעים כאן. כבוי פירושו שהכפתור אינו מוצג כלל.
שורה שקיבלה תזכורת בתוך החלון מדולגת. אפס מבטל את ההמתנה.
רלוונטי רק כשהערוץ כולל מייל.
משתנים: {שם} שם המזינה, {מספר} מספר השורות.
משתנים: {פעילות}, {תיאור}, {סכום}, {מסמכים חסרים}.
ספקים
ניתן לחפש לפי: שם ספק, ח.פ, ע.מ, טלפון או אימייל
טיפ: ניתן להעלות קובץ Excel/CSV עם עמודות:
| שם ספק | ח.פ/ע.מ | איש קשר | טלפון | אימייל | אישור ניהול ספרים |
| חברה בע"מ | 514123456 | יוסי כהן | 050-1234567 | yosi@company.com | כן |
העמודה "אישור ניהול ספרים": כן/yes/1 = יש אישור • ריק/לא/0 =
אין אישור
חיפוש מתקדם: תוכל לחפש לפי ח.פ/ע.מ (למשל: 514123456) או שם ספק
חיפוש מתקדם: תוכל לחפש לפי ח.פ/ע.מ (למשל: 514123456) או שם ספק
ארגונים
ניהול ארגונים במערכת. כל ארגון מכיל מוסדות, משתמשים ונתוני רכש משלו.
מוסדות
חוקי אישור / סבבים
כשמוגשת בקשה חדשה, המערכת סורקת את החוקים לפי סדר עדיפות ומשתמשת במאשרים של החוק הראשון שמתאים (סכום, קטגוריה, מוסד). אם אף חוק לא מתאים — נשלחת התראה לכל המאשרים בארגון.
בדיקת חוקים
הכנס פרמטרים של בקשה דמה ובדוק איזה חוק יחול עליה — ומי המאשרים שייקבלו התראה.
פרטי פעילות
משתמשים מורשים
אזור מסוכן
סה"כ ארגונים
—
ארגונים פעילים
—
ארגונים לא פעילים
—
טוען ארגונים...
טוען...
